Viele von euch, die eine Nextcloud verwenden, nutzen mit Sicherheit auch OnlyOffice für die Bearbeitung von Office Dokumenten im Browser. Von OnlyOffice wurde vor kurzem das Update auf die Version 7 veröffentlicht und damit sind einige sehr interessante neue Features hinzugekommen. Was genau diese neuen Funktionen sind und wie Ihr an das Update kommt, erkläre Ich euch in diesem Blogpost, sowie dem zugehörigen Video.

1. Ausfüllbare Formulare online erstellen 

In der neuen Version könnt Ihr nun innerhalb von OnlyOffice ausfüllbare Formulare erstellen. Hierfür stehen euch eine Vielzahl von Feldoptionen zur Verfügung. Z.B. Dropdown-Listen, Textfelder, Kombinationsfelder, Kontrollkästchen und Radiobuttons. Ihr könnt hier mit dem Erstellen eines Dokuments aus einer vorhandenen .DOCXF Datei beginnen oder auch ein ganz neues Dokument von Beginn an entwerfen. Alle Tools stehen euch dafür in der Registerkarte „Formulare“ zur Verfügung.
Die erstellten Formulare lassen sich dann als klassisches PDF oder auch OFORm Datei exportieren, so dass diese dann von den gängigen Programmen ausgefüllt werden können. Insbesondere in Kombination mit der Nextcloud ist dieses Feature interessant, da so die Dokumente direkt online innerhalb der Nextcloud ausgefüllt werden können.

 

2. Passwortschutz und Unterstützung für Abfragetabellen im Tabelleneditor

Häufig sind in Tabellenblättern sensible Daten, wie z.B. Unternehmens- oder Buchhaltungsdaten enthalten. Deshalb ist es wichtig diese Daten vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen.
Hierfür kommt die neue Registerkarte „Schutz“ ins Spiel. Damit können gesamte Dokumente, einzelne Blätter oder Arbeitsmappen mit einem Passwortschutz versehen werden. Auf diese Weise muss beim Öffnen der Datei zunächst das Passwort eingeben werden, bevor auf das Dokument zugegriffen werden kann.

 

3. Hyperlink-Autokorrektur und Mail-Merge-Verbesserungen in Textdokumenten

Zwar handelt es sich hierbei nur um eine kleine Neuerung, trotzdem ist diese erwähnenswert.
Benutzer können nun auswählen, ob Links und lokale Pfade automatisch durch Hyperlinks ersetzt werden sollen und Daten für Mail Merge können aus lokalen Dateien und URLs ausgewählt werden.

4. Übergänge in Präsentationen und Animation-Unterstützung

Neu hinzugekommen in Version 7 ist im Bereich Präsentationen die Registerkarte „Übergänge“. Mit Hilfe dieser Funktion können nun leichter Übergänge zu Präsentationsfolien hinzugefügt werden. Hier können verschiedene Arten von Übergängen ausgewählt werden und es stehen auch Parameter zur Auswahl, um die Übergänge entsprechend anzupassen. Z.B. kann hier die Dauer des Übergangs angepasst werden, oder auch die Richtung, aus welcher der Übergang erscheint.
Außerdem können nun Präsentationen innerhalb von OnlyOffice wiedergegeben werden, welche Animationen enthalten. Diese Animationen wurden bspw. in einer lokalen Präsentationssoftware erstellt oder hinzugefügt und werden nun automatisch auch in OnlyOffice abgespielt. Das Erstellen von Animationen in OnlyOffice direkt soll in zukünftigen Versionen folgen.

5. Verbesserte Kollaborationsfunktionen

Kollaboratives Arbeiten ist eine wichtige Kernfunktion von OnlyOffice. Dazu zählt gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten, aber es gibt noch mehr Funktionen, die kollaboartives Arbeiten erleichtern können.
Eine dieser Funktionen ist die neue Versionshistorie. Es werden nun automatisch verschiedene Entwürfe eines Dokuments erstellt. Ein Entwurf beginnt beim Öffnen eines Dokuments und endet beim schließen des Selbigen. Ein Dokuments kann dann jederzeit auf eine dieser Entwürfe wiederhergestellt werden.
Wer häufig mit vielen Personen an einem Dokument arbeitet kennt das Problem, dass Kommentare zu einem Dokument schnell unübersichtlich werden können. Daher ist nun in OnlyOffice 7 eine Funktion verfügbar, die es ermöglicht Kommentare zu sortieren.

Update durchführen

OnlyOffice in Version 7 steht ab sofort für alle Plattformen und Versionen bereit. Egal ob OnlyOffice Docs in der Cloud, oder auch die Self-hosted Versionen in der Community, sowie Enterprise Edition.
Wer sich dafür interessiert, wie man OnlyOffice für die Nextcloud updaten kann, findet hier ein ausführliches Video dazu:

Mehr Informationen zur neuen Version gibt es hier auf der offiziellen Seite von OnlyOffice: https://www.onlyoffice.com/blog/2022/01/onlyoffice-7-0-live-presentation/